Cele mai întâlnite întrebări despre arhivarea electronică

În companii există numeroase situații în care angajații trebuie să răscolească teancuri de hârtii, iar acest lucru poate crea o mulțime de probleme logistice. Cercetarea durează enorm, iar clienții trebuie să aștepte mult timp pentru a primi răspunsuri. În unele cazuri lipsesc înregistrările audio sau video, ceea ce produce dificultăți în a contabiliza plata facturilor și a cheltuielilor.

Pe lângă aceste aspecte, depozitarea hârtiei este incomodă și dificil de gestionat, în special dacă spațiul firmei este limitat. Cea mai bună soluție în acest caz este o Arhivare Electronică, o metodă modernă ușor de folosit care să stocheze într-un singur loc toate fișierele firmei.

Iată cele mai întâlnite frecvente despre arhivarea electronică:

Ce este arhivarea electronică?

Arhivarea datelor și a documentelor este un proces care asigură stocarea și conservarea informațiilor, fie temporar, fie permanent, precum și accesarea lor atunci când este necesar. Arhiva digitală, așa cum mai este numită, se referă la un sistem informațional al cărui scop este de a stoca diferite resurse digitale și de a le pune la dispoziția unui grup definit de utilizatori.

În prezent, organizațiile sunt martorele unei cantități tot mai mari de informații și documente digitale care trebuie gestionate. Prin urmare, companiile trec din ce în ce mai des la sisteme de arhivare a documentelor digitale, fără hârtie.

Este sigur să semnezi documente și să le stochezi în mod digital?

În ultimii ani legislația mai multor țări s-a schimbat radical, astfel că firmele au evoluat și s-au adaptat digitalizării. Prin urmare, companiile de software s-au angajat să ofere facilități pentru semnarea documentelor și stocarea lor respectând standardele fiecărei țări în parte.

Instrumentele de arhivare digitală trebuie să îndeplinească anumite cerințe. Binecunoscuta legislație GDPR este cel mai important punct de referință, combinată cu alte norme suplimentare, cum ar fi ISO 27001. Aceasta autentifică nivelul atins de securitate și profesionalism de către compania de software. Așadar, documentele sunt în deplină siguranță în mediul online.

Este greu să arhivezi digital documentele și contractele?

Nu, nu este deloc dificil. O soluție bună de arhivare digitală face ca păstrarea online a documentelor să fie la fel de simplă ca trimiterea unui e-mail. Într-un singur loc se păstrează documentele de salarizare, de resurse umane, facturile, contractele și multe altele. În plus, în majoritatea cazurilor, arhiva poate fi utilizată și gestionată dintr-o varietate de aplicații, cum ar fi instrumentul firmei de semnături electronice.

Prin intermediul sistemelor de indexare încorporate, soluțiile de arhivare vor permite să găsești rapid informații utile în documentele arhivate. De asemenea, majoritatea soluțiilor de arhivare au posibilități de notificare, ceea ce te ajută să nu uiți niciodată un eveniment important, cum ar fi, de exemplu, data de expirare a unui contract.

Câte copii de rezervă ale arhivelor electronice ar trebui să păstrez?

Se recomandă realizarea mai multor copii de rezervă ale arhivelor digitale. Un loc de stocare pentru utilizarea zilnică și o altă copie stocată la fața locului ca duplicat. De asemenea, ar trebui să existe unul sau mai multe spații de stocare de rezervă păstrate în afara site-ului, în cazul unui dezastru natural.

Arhivarea electronică reprezintă, așadar, o metodă sigură și eficientă pentru stocarea tuturor documentelor. Digitalizarea este un pas important către modernizarea companiei, iar arhivarea electronică ajută la organizarea tuturor documentelor esențiale.

Surse: connective.eu, digitalpreservationarchiving.com